Meine Termine stets im Griff – Agendaführung mit VoiceOver

Dank VoiceOver und Siri sind wir in der Lage, unseren Terminkalender trotz fehlenden oder eingeschränkten Sehvermögens selbständig zu führen und zu nutzen. Ideal ist die Kombination beider Methoden.

1. Agendaführung mit Siri: Ja, mit gewissen Einschränkungen

Grundsätzlich ist es möglich, die Terminverwaltung ausschliesslich unter Verwendung von Siri zu erledigen. Wie das geht, habe ich in einem separaten Beitrag geschildert. Den Links dazu findest du am Schluss dieses Berichts.

Da Siri mit dem Verstehen gewisser Namen und Begriffe manchmal Mühe bekundet, ist es jedoch von Vorteil, wenn man Termine auch manuell eintragen oder korrigieren kann. Und wie das geht, will ich dir in diesem Beitrag zeigen.

2. Die Kalender App und die verschiedenen Ansichten

Die Kalender App ist auf jedem iPhone oder iPad automatisch dabei und in der Regel auf der ersten Bildschirmseite zu finden. Das Kalender-Icon zeigt stets das aktuelle Datum an. Wenn wir darauf klicken (1-Finger-Doppeltipp bei aktiviertem VoiceOver), wird der Kalender mit derjenigen Ansicht angezeigt, die wir zuletzt eingestellt hatten.

2.1. Die Jahresübersicht

Um die verschiedenen Ansichten kennen zu lernen, begeben wir uns zur obersten Ebene (Home), das heisst, wir betätigen die Zurück-Taste (oben links), bis die Jahresübersicht mit allen Monaten für das laufende Jahr angezeigt wird. Oben links finden wir ein Suchfeld und oben rechts die „Hinzufügen“-Taste. Darunter sind die Monate aufgelistet, immer 3 Monate auf einer Zeile. Der aktuelle Monat wird als solcher gekennzeichnet. In dieser Liste können wir uns mit den üblichen Wischgesten vorwärts und rückwärts bewegen. Wenn wir damit den ersten bzw. den letzten Monat auf dem aktuellen Bildschirm erreicht haben, wird automatisch weiter gescrollt. Wenn wir zu einem anderen Jahr wechseln wollen, können wir das angezeigte Kalenderblatt mit 3 Fingern nach oben (zum nächsten Jahr usw.) oder nach unten (zum vorangegangenen Jahr usw.) schieben.

Am unteren Bildschirmrand finden wir noch die Tabulatoren „Heute“, „Kalender“ und „Eingang“. Dazu später mehr.

2.2. Die Monatsübersicht

Von der Jahresübersicht gelangen wir zur Monatsübersicht, indem wir den gewünschten Monat auswählen und mit einem 1-Finger-Doppeltipp aktivieren. Auf der obersten Zeile der Monatsansicht finden wir ganz links die Zurück-Taste, die uns zurück zur Jahresübersicht führt, rechts davon die „Liste“-Taste für die Umstellung der Anzeige, die Suchen“-Taste, mit der wir nach Ereignissen suchen können  und ganz rechts die „hinzufügen“-Taste, mit der wir neue Kalendereinträge erstellen können.

Den Hauptteil des Bildschirms füllt eine Tabelle aus, in welcher die Monate als Überschriften, die Wochentage horizontal und die Kalenderwochen vertikal angeordnet sind. Wenn wir uns also mit der entsprechenden Rotoreinstellung von Monat zu Monat, mit unserem Tastfinger langsam horizontal von Wochentag zu Wochentag und uns vertikal von Woche zu Woche bewegen,  können wir auf diese Weise sehr rasch den gesuchten Monat und Tag finden, denn VoiceOver sagt uns zu jedem Element, das wir berühren, sowohl das Datum, wie auch den Wochentag an. Und da wir wissen, dass sich die Montage immer links und die Sonntage ganz rechts befinden, können wir unsere Suche entsprechend ausrichten.

Sehr praktisch ist es auch, dass wir auf der Seite der Monatsübersicht auch gleich feststellen können, an welchen Tagen wir bereits ein oder mehrere Ereignisse eingetragen haben. Die Anzahl Ereignisse wird nämlich zu jedem Tag angezeigt und von VoiceOver vorgelesen. Dadurch können wir sehr schnell feststellen, ob wir am betreffenden Tag noch frei sind oder nicht.

2.3. Die Tagesansicht

Wenn wir mehr darüber wissen wollen, welches Ereignis wir an einem bestimmten Tag eingetragen haben, dann führen wir in der Monatsansicht auf dem betreffenden Kalendertag einen 1-Finger-Doppeltipp aus und öffnen damit die Tagesansicht. Ganz oben sind wieder die 4 Elemente „Zurück“, „Liste“, „Suchen“ und „Hinzufügen“ und unmittelbar darunter eine Zeile mit der ganzen Woche, zu welcher der aufgerufene Tag gehört.

Den Hauptteil des Bildschirms füllt der Tageskalender mit der Gliederung nach Stunden aus. Auch auf diesem Bildschirm kann mit den gewohnten Gesten navigiert werden. Unter Umständen muss jedoch mehrmals gewischt werden, bis man bei der Stunde mit dem eingetragenen Ereignis angelangt ist. Daher lohnt es sich, bei dieser Ansicht die „Liste“-Taste zu aktivieren.

In der Listenansicht werden nämlich nur diejenigen Tage angezeigt, an denen ein Ereignis eingetragen ist, und zwar nicht bloss dasjenige für den ausgewählten Tag, sondern  alle eingetragenen Ereignisse. Mit der horizontalen Wischgeste nach rechts kann man sich somit von Ereignis zu Ereignis vorwärts und mit der Wischgeste nach links rückwärts bewegen. Und wenn man die Liste mit 3 Fingern nach oben schiebt, werden die Ereignisse in der weiteren Zukunft angezeigt und mit dem Schieben nach unten gelangt man zu den weiter zurück liegenden Ereignissen. Diese Ansicht ist für mich die Standardansicht, denn so gewinne ich sehr rasch einen Überblick, welche Ereignisse in nächster Zeit anstehen.

2.4. Die Detailansicht zu einem Ereignis

Zu jedem Ereignis, welches in der Tagesansicht angezeigt wird, kann ich die Einzelheiten ansehen, indem ich mit einem 1-Finger-Doppeltipp auf das Ereignis den Detailbildschirm aufrufe.
Auf dem Detailbildschirm finden wir oben links die „Zurück“-Taste und bei von uns eingetragenen Ereignissen  oben rechts die „Bearbeiten“-Taste.

Darunter ist das Ereignis und die Dauer des Ereignisses aufgeführt.

Weiter unten folgt die Kalendervorschau mit den Stunden unmittelbar vor und nach dem Ereignis und mit dem Ereignis in der Mitte.

Weiter unten finden wir noch eine Taste „Kalender“. Damit könnten wir bei von uns eingetragenen Ereignissen einen andern Kalender aufrufen, falls wir mehrere Kalender führen. und eine Taste „Hinweis“ mit einer Zeitangabe. Diese Taste zeigt uns an, wie viele Minuten, Stunden oder Tage vor dem Ereignis wir einen Hinweis (Erinnerung) erhalten. Durch Aktivierung dieser Taste können wir den Wert ändern. Und schliesslich finden wir ganz unten in der Symbolleiste die Taste „Ereignis löschen, mit welcher wir das Ereignis aus dem Kalender entfernen können.

3. Ein neues Ereignis eintragen

Um einen neuen Termin einzutragen, gehe ich zurück zur Monatsübersicht. Dort finde ich oben rechts die „Hinzufügen“-Taste. Diese aktiviere ich mit einem 1-Finger-Doppeltipp. Es wird der Bildschirm mit der Überschrift „Ereignis“ geöffnet und mein VoiceOver-Cursor steht im Textfeld für den Eintrag des Titels meines Ereignisses und der Bearbeitungsmodus (Schreibmodus) ist bereits aktiviert und die virtuelle Tastatur ist unten eingeblendet.

Für die Eintragung des Titels nutze ich am besten diejenige Methode, die ich auch sonst für Texteingaben verwende.

Im Feld für den Ort ist nicht zwingend eine Eingabe erforderlich.

Wenn es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt, stelle ich die Umschalttaste „ganztägig“ mit einem 1-Finger-Doppeltipp auf „ein“. Ansonsten gebe ich im nächsten Schritt den Beginn des Ereignisses an. Dazu aktiviere ich den Eintrag „Beginn“ mit bereits eingetragenen Datum und  Zeit. (Diese können vom tatsächlichen Datum und der aktuellen Zeit abweichen). Durch das Aktivieren dieses Eintrags wird ein Auswahlmenü eingeblendet mit einstellbaren Werten für die Zeit (Stunden und Minuten) und für den Monat. Diese Werte können mit vertikalen 1-Fingerwischs verändert werden. Für die Auswahl des gewünschten Tages wird unterhalb des Monats eine Monatstabelle eingeblendet, wie wir sie von der Monatsübersicht her kennen. In dieser Tabelle kann ich den zutreffenden Tag mit einem 1-Finger-Doppeltipp auswählen.

Wenn ich auch noch die Dauer des Ereignisses festlegen will, dann aktiviere ich den Eintrag „Ende“ ganz unten am Bildschirmrand. Wenn dir dieser Eintrag unten nicht angezeigt wird, kannst du auch im oberen Teil des Bildschirms einen erneuten Doppeltipp auf den Eintrag „Beginn“ machen, dann wird der Bildschirm für die Eingabe von Zeit und Datum geschlossen und mit einem Rechtswisch gelangst du zum Eintrag „Ende“. (Als Ende ist eine Stunde später als der Beginn voreingestellt.) Wenn ich die Taste „Ende“ aktiviere, erscheinen noch einmal die gleichen Auswahlmöglichkeiten, wie bei der Festlegung des Beginns.

In einem nächsten Schritt kann ich festlegen, ob es sich beim eingetragenen Ereignis um ein einmaliges oder ein sich wiederholendes Ereignis handelt. Die Taste „Wiederholen“ finde ich wiederum am unteren Bildschirmrand. (Falls nicht, schliesse das Auswahlmenü für die Festlegung des Endes durch erneuten Doppeltipp auf „Ende“). Voreingestellt für die Wiederholungen ist „niemals“. Wenn ich die Taste aktiviere, kann ich auswählen zwischen niemals, täglich, wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich oder jährlich. Diese Option ist sehr hilfreich, wenn ich zum Beispiel ein Ereignis eintragen möchte, das wöchentlich oder monatlich immer am gleichen Wochentag oder Kalendertag zu der gleichen Uhrzeit statt findet und an das ich gerne erinnert werden will.

Das Hinzufügen einer Wegzeit kann dann sinnvoll sein, wenn ich die für die Anreise benötigte Zeit in meiner Agenda blockieren will. Auch wird dann die Erinnerung an dieses Ereignis um die Spanne der eingetragenen Wegzeit vorverlegt.

Durch Aktivieren der „Teilnehmer“-Taste kann ich Teilnehmer zu diesem Ereignis hinzufügen. Wenn ich diese Taste aktiviere, kann ich einen Namen ins Textfeld eintragen oder einen Kontakt aus meinen Kontakten auswählen. Wenn ich einen Kontakt eintrage, zu welchem eine E-Mailadresse in meinen Kontakten eingetragen ist, dann wird diesem Kontakt automatisch eine Einladung zu diesem Ereignis zugestellt. Voraussetzung für die Anzeige der Teilnehmer-Taste ist allerdings, dass die App Kalender die iCloud verwenden darf. Das kann in Einstellungen/iCloud konfiguriert werden.

Mit den Tasten „Hinweis“ und „zweiter Hinweis“ kannst du festlegen, wann du an das Ereignis zum ersten Mal, und wann zum zweiten Mal erinnert werden möchtest. In den generellen Einstellungen zum Kalender kannst du für die Erinnerung einen Standardwert festlegen.

Und schliesslich hast du noch die Möglichkeit zum Ereignis eine URL (Adresse einer Internetseite), eine Anlage oder eine Notiz hinzuzufügen. In diesem Zusammenhang ist es evtl.  interessant zu wissen, dass bei einem Suchvorgang auch nach übereinstimmenden Stichworten im Notizfeld gesucht wird. Das hilft unter Umständen beim Auffinden eines eingetragenen Termins, indem du relevante Stichworte ins Notizfeld einträgst.

Nachdem wir alle erforderlichen Eintragungen vorgenommen haben, können wir das Ereignis abspeichern, indem wir die „hinzufügen“-Taste (oben rechts) aktivieren.

4. Ein Ereignis nachträglich ändern oder löschen

Um ein Ereignis nachträglich zu bearbeiten, muss ich die Detailansicht für das betreffende Ereignis aufrufen. Dies kann ich über die Auswahl des betreffenden Tages in der Monatsübersicht und dem anschliessenden Aufruf des Ereignisses in der Listenansicht tun, oder ich verwende dafür die Suchfunktion und gebe den Titel oder einen Teil davon, oder auch ein Wort aus dem Notizfeld des betreffenden Termins ins Suchfeld ein und aktiviere danach die „Suchen“-Taste. (Hinweis: Es ist ratsam, nicht zu viel Text einzutragen, denn es werden nur diejenigen Ergebnisse angezeigt, die dem eingegebenen Wortlaut exakt entsprechen. Die Erfolgschancen sind gross, wenn man nur dasjenige Wort eingibt, das für das gesuchte Ereignis charakteristisch ist.)

Im Bildschirm mit der Überschrift „Details“ finde ich oben rechts die „Bearbeiten“-Taste, und wenn ich diese aktiviere, stehen mir wieder alle Felder mit den bereits vorhandenen Einträgen zur Verfügung. Ich kann dann die erforderlichen Änderungen vornehmen und danach den Vorgang mit der „Fertig“-Taste abschliessen.

Um den Eintrag zu löschen, finde ich auf dem Detail-Bildschirm ganz unten die „Ereignis löschen“-Taste.

5. Die Symbolleiste

Das linke der drei Elemente in der Symbolleiste am unteren Bildschirmrand ist selbsterklärend. Die „Heute“-Taste ruft die ausgewählte Anzeige für das aktuelle Datum auf.

Die „Kalender“-Taste öffnet ein Menü, in welchem eingestellt werden kann, welche Kalender angezeigt werden sollen. Man kann die Anzeige für jeden Kalender ein- oder ausblenden.

In diesem Menü kann man auch festlegen, ob die schweizerischen Feiertage im Kalender angezeigt werden sollen oder nicht. Auch hier wählt man die Anzeige durch Aktivierung der „Auswahl“ (1-Finger-Doppeltipp; VoiceOver quittiert mit „Auswahl schweizerische Feiertage abonniert“) und auf die gleiche Weise lässt sich die Auswahl wieder abwählen. So kann man auch auswählen, ob die in den Kontakten eingetragenen Geburtstage angezeigt werden sollen oder nicht. (Damit die Geburtstage im Kalender angezeigt werden, müssen sie in den betreffenden Kontakten im Feld „Geburtstag“ eingetragen sein.)

Die „Eingang“-Taste schliesslich dient zum Annehmen oder Ablehnen von Einladungen, soweit diese direkt in der Kalender-App angezeigt werden.

6. Die Kalendereinstellungen

Einige nützliche Einstellungen können auch in den Einstellungen zum Kalender vorgenommen werden. Öffne zu diesem Zweck die Einstellungen auf deinem iPhone oder iPad und scrolle runter bis zum Eintrag „Kalender“. Öffne diesen Menüpunkt mit einem 1-Finger-Doppeltipp.

Als erstes kannst du festlegen, ob Siri und die Suchfunktion auf deinen Kalender zugreifen dürfen. Dies ist dann sinnvoll, wenn du mit Siri oder mit der Spotlight-Suche (auf dem Home-Bildschirm Mit 3 Fingern nach unten wischen) nach Ereignissen suchen willst.

Unter den „Alternativen Kalendern“ kannst du beispielsweise den chinesischen Kalender, den hebräischen oder den islamischen Kalender auswählen.

Der Menüpunkt „Kalenderwochen ein“ zeigt an, dass in der Monatsübersicht auch die jeweilige Kalenderwoche angezeigt wird. Willst du das nicht, kannst du diese Funktion mit einem 1-Finger-Doppeltipp ausschalten.

Unter dem Menüpunkt „Standardhinweise“ kannst du als erstes festlegen, wann du jeweils auf die anstehenden Geburtstage hingewiesen werden willst. Voreingestellt ist am Ereignistag um 9 Uhr. Mit einem 1-Finger-Doppeltipp kannst du die weiteren Optionen aufrufen. Neben „Nie“ stehen auch noch „1 Tag vorher“, „2 Tage vorher“ oder „eine Woche vorher „zur Auswahl.

Auch für die übrigen Ereignisse kannst du festlegen, wieviel Zeit vor dem Ereignis du standardmässig darauf hingewiesen werden willst. Zum Ändern des Werts aktiviere den Eintrag „Ereignisse X Minuten vorher“ mit einem 1-Finger-Doppeltipp. Hier ist die Auswahl noch etwas grösser als bei den Geburtstagen und reicht von Nie über 5, 10, 15 und 30 Minuten bis zu einer oder zwei Stunden und 1 oder 2 Tage vorher.

Auch für die ganztägigen Ereignisse kannst du die übliche Hinweiszeit festlegen.

Die Hinweise zum Aufbrechen sind nur verfügbar, wenn du deinem Kalender Zugriff auf deinen aktuellen Standort gewährt hast.

Schliesslich kannst du noch festlegen, ob die Kalenderwoche wie in der Schweiz üblich am Montag oder an einem andern Wochentag beginnen soll.

Und wenn du mehrere Kalender aktiviert hast, kannst du auch noch festlegen, welches dein Standardkalender sein soll.

Wenn die Option „Ortsvorschläge“ aktiviert ist, dann wird dir kurz vor Beginn eines Ereignisses  zusätzlich die Wegzeit zu deinem nächsten Termin angezeigt, sofern in diesem Ereignis ein Ort eingetragen wurde.

7. Die Kombination verschiedener Methoden

In der Praxis gebe ich meine Termine in der Regel mit Siri ein und wenn sie dann etwas nicht richtig versteht, nehme ich die Korrektur von Hand vor. Ich profitiere dabei vom Umstand, dass die Dialoge mit Siri auf dem Bildschirm auch in geschriebener Form erscheinen und dort stehen bleiben, solange Siri noch aktiv ist. Oberhalb der „Anhören“-Taste finde ich also den von Siri eingetragenen Termin und wenn ich darauf einen 1-Finger-Doppeltipp ausführe, wird dieser Termin im Kalender geöffnet und ich kann die Korrektur vornehmen. Das ist sehr komfortabel.

Und hier noch der Link zur Beschreibung, wie du Siri für deine Agendaführung nutzen kannst:

„Meine Termine mit Siri verwalten“

Nun wünsche ich dir viel Erfolg bei der Verwaltung deiner Termine. Und wenn dir in dieser Beschreibung etwas fehlt oder unklar ist, dann vermerke dies doch im untenstehenden Kommentarfeld, ganz nach dem Motto: Miteinander teilen und voneinander lernen.

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